Regnskab, bogføring og faktura

Med bogføring får du overblik over:

• Dine indtægter og udgifter
• Hvor meget du skylder (passiver)
• Din virksomheds værdi (aktiver: varelager, inventar, tilgodehavende osv.)

Brug et bogføringsprogram

Når du skal bogføre, er det en god idé at bruge et bogføringsprogram. Bogføringsprogrammerne kan som regel både bruges til at lave bogføring, moms- og skatteregnskab, til at skrive fakturaer til kunderne, lave lagerstyring og meget mere.

På nettet kan du finde bogføringsprogrammer, der passer til dit behov. Mange af programmerne er gratis.

Hold styr på dine bilag

• Giv dine bilag et bilagsnummer, når du bogfører dem og skriv nummeret på bilagene.
• Brug fortløbende bilagsnumre, dvs. en rækkefølge fx 103, 104, 105 osv.
• Sæt eventuelle papirbilag i nummerorden i et ringbind.
• Gem bilagene i 5 år efter regnskabsårets udløb. Du må gerne gemme dem elektronisk.

Bogfør hurtigst muligt

Du skal bogføre dine transaktioner (salg, køb, lån osv.) så hurtigt som muligt. Også selvom beløbet på fakturaen ikke er betalt.

Du skal så vidt muligt bogføre dine transaktioner i den rækkefølge, du har foretaget dem i.

Du kan selv stå for hele bogføringen eller lade en revisor, en bogholder, en medarbejder eller din ægtefælle stå for det hele eller dele af det. Det er dog stadig dig, der som virksomhedens ejer, er ansvarlig for bogføringen.

Regnskab: dobbelt bogholderi og årsregnskab (skatteregnskab)

I dit regnskab skriver du dine indtægter og udgifter, hvilket tilsammen giver årets resultat for din virksomhed. Det er din resultatopgørelse (salg/omsætning - udgifter = virksomhedens over- eller underskud). Det er det resultat, du skal oplyse i dit oplysningsskema (det der tidligere hed selvangivelsen).

Læs om skat af egen virksomhed

Derudover indgår din virksomheds balance også i regnskabet. Balancen er din virksomheds værdi (aktiver), og hvordan den er finansieret (passiver).

Hver gang du har haft en indtægt eller udgift, bogfører du den også under balancen (aktiver eller passiver). Det kaldes dobbelt bogholderi. Det er en fordel at gøre det løbende, da man hurtigt mister overblikket, og det kan være svært at huske, hvad formålet med udgifterne var.

Tilsammen udgør resultatopgørelsen (indtægter minus udgifter) og balancen dit årsregnskab. Årsregnskabet viser alle de økonomiske aktiviteter, din virksomhed har haft i løbet af året. Skattestyrelsen kan via dit årsregnskab se, hvordan du har beregnet overskuddet eller underskuddet i din virksomhed. Se også afsnittet Konto og Kontoplan.

Eksempler på, hvordan du bogfører

• Har du et salg til en kunde, bogfører du det som en indtægt i resultatopgørelsen og som et aktiv i balancen, da det er penge, du har til gode.
• Køber du en maskine til din virksomhed, bogfører du beløbet som en hævning på fx din virksomheds bankkonto, og som et aktiv i balancen, da maskinen nu indgår som en del af din virksomheds værdi.

Se videoen: Sådan bogfører du:

Se videoen: Sådan laver du dit skatteregnskab

Se videoen: Sådan håndterer du dine bilag:

Når du laver dit regnskab (bogfører), skal du opdele dine indtægter og udgifter i mindre kategorier som fx reklame, husleje, vareindkøb, administration. En kategori kaldes også en konto. For eksempel kan du samle alle posteringer for husleje på én konto kaldet husleje.

På den måde får du også et overblik over din virksomheds økonomi.

Kontoplan

En kontoplan er en liste over alle de konti, du bruger til at bogføre. Du bruger kontoplanen, når du laver dit årsregnskab og til at regne ud, hvad du løbende skal betale i skat og moms.

Bruger du et regnskabsprogram, har du mulighed for at vælge en standardkontoplan. Regnskabsprogrammet vil så automatisk give de forskellige konti (vareforbrug, reklame osv.) fortløbende numre. Det vil også automatisk regne ud, hvor stort dit fradrag er, når du skriver dine udgifter ind i de forskellige konti.

Eksempel på en kontoplan for resultatopgørelse

I resultatopgørelsen for dit regnskab skriver du indtægter og udgifter, hvilket tilsammen giver årets resultat for din virksomhed, som du oplyser i dit oplysningsskema (det der tidligere var kendt som selvangivelsen).

Læs om oplysning af året resultat på Skat af egen virksomhed

Eksempel på en kontoplan for balancen

I balancen skriver du din virksomheds værdi (aktiver), og hvordan den er finansieret (passiver).

Har du flere daglige salg, skal du lave en kasseafstemning samme dag. 
 
Når du laver en kasseafstemning, kontrollerer du, om det, der ligger i kassen, stemmer med det salg, du har registreret på dit kasseapparat. 

Sådan laver du en kasseafstemning

Du skal igennem disse 4 trin:

1. Skriv ned, hvor mange byttepenge, der er i kassen, inden du åbner.
2. Tæl op hvor meget, der er i kassen efter lukketid (det kaldes også optalt beholdning). Tæl op, hvor meget der er af:
   • digitale betalinger som dankort og MobilePay 
   • kontanter
   • andre betalinger som fx gavekort
3. Opgør, hvad der burde være i kassen (beregnet beholdning). Det gør du ved at lægge det beløb, der lå i kassen ved åbning sammen med beløbet på det faktiske salg. Det faktiske salg er det samme som det samlede salg ifølge kasseapparatet. Du kan se det samlede salg på dagens z-strimmel eller på de forenklede fakturaer.
4. Sammenlign det beløb, der er i kassen (optalt beholdning) med det beløb, der burde være i kassen (beregnet beholdning). Er der en forskel på de to beløb, stemmer kassen ikke, og der er en difference.

Afstem kassen med et kasseafstemningsskema

For at du kan lave en kasseafstemning, skal du bruge et skema, som du skriver alle beløb ind i.

Du kan hente et skema til kasseafstemning her (Excel)

I skemaet får du hjælp til, hvad du skal skrive i de forskellige felter. Du kan vælge at udfylde skemaet og gemme det på din computer, hvor de vigtigste tal så automatisk bliver lagt sammen, eller du kan printe skemaet og selv lægge tallene sammen. 

Husk at bogføre kasseafstemningen

Efter du har lavet kasseafstemningen, skal du sørge for at gemme bilag som dagens dankortstrimmel, z-strimlen, andre bilag og skemaet til kasseafstemning i 5 år. Andre bilag kan fx være tilgodebevis, forenklede fakturaer eller kvitteringer for varer, som du har betalt med penge fra kassen.

Du skal huske at bogføre disse bilag i dit regnskab, så du kan dokumentere, hvad dagens salg har været. 
Hvis kassen ikke stemmer, skal du også huske at bogføre kassedifferencen.

Det kan få konsekvenser, hvis du ikke afstemmer din kasse

De løbende kasseafstemninger er nødvendige for, at du har styr på din virksomheds økonomi, og du kan bogføre korrekt. Det er samtidigt din dokumentation for dit salg, som du skal kunne vise Skattestyrelsen, hvis vi beder dig om det for at kunne godkende dit regnskab.

Får du ikke afstemt din kasse, kan det få den konsekvens, at vi bliver nødt til at se bort fra dit regnskab og i stedet laver et skøn over din virksomheds skat og moms. Det kan betyde, at din virksomhed skal betale mere i moms og skat, og du risikerer at få en bøde.

Hvis du sælger momspligtige varer og ydelser, skal du udarbejde en faktura.

Fakturaen skal indeholde:

• Fakturanummer
• Fakturadato
• Sælgers navn og adresse samt cvr-/se-nummer
• Kundens navn og adresse
• Varens art, mængde og pris
• Leveringsdato (hvis den ikke er den samme som fakturadato)
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats
• Momsbeløbet

Du kan hente en fakturaskabelon her. Husk at gemme fakturaen som pdf, inden den udstedes, så der ikke kan rettes i den. Gem også et eksemplar af fakturaen som bilag til dit regnskab.

Se video om, hvordan du laver en faktura:

Forenklet fakturakrav

Hvis du sælger for under 3.000 kr. til en anden momspligtig virksomhed, kan du nøjes med en forenklet faktura, der indeholder oplysning om:

• Virksomhedens navn og adresse
• Virksomhedens registreringsnummer (cvr-nr.)
• Fortløbende nummer (fakturanummer)
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Mængden og arten af de leverede varer/omfanget eller arten af de leverede ydelser
• Det samlede omsætningsbeløb og momsbeløbets størrelse

Momsbeløbets størrelse oplyser du ved at skrive, at afgiften udgør 20 % af den samlede pris inkl. moms (svarende til 25 % af prisen ekskl. moms).

Læs mere om forenklede fakturaer i Den juridiske vejledning

Elektronisk fakturering til det offentlige

Sælger du til offentlige institutioner, skal du bruge elektronisk fakturering (indberet.virk.dk).

Se video om, hvordan du laver en forenklet faktura: 

Hvis din virksomhed er momsregistreret, skal du lave et momsregnskab, der viser, hvor meget du skal indberette og betale i moms. Momsregnskabet er en integreret del af dit almindelige regnskab. Det er en fordel at bruge et regnskabsprogram, der også kan håndtere momsregnskabet.

Læs om momsregnskab

Indberet også, selvom du ikke har haft omsætning

Du skal indberette moms, selvom din virksomhed ikke har haft køb eller salg i indberetningsperioden. Du skal da indberette 0 kr. (nulindberetning). Indberetter du ikke, laver vi et skøn (foreløbig fastsættelse). Det koster 800 kr. i afgift.

Læs mere om foreløbige fastsættelser

Sådan tjekker vi din moms

Vi samler og analyserer løbende data, og en del kontrol sker helt automatisk ved hjælp af digitale værktøjer. Så ofte bemærker du det slet ikke, når vi kontrollerer. Vi gør vores bedste for at vejlede dig, men i sidste ende er indberetningen dit ansvar.