Absetzbarkeit der Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben

Bei Aufwendungen, die Ihren umsatzsteuerpflichtigen Umsatz Ihres Unternehmens betreffen, können Sie die Umsatzsteuer komplett abziehen. Das gilt z. B. für folgende Aufwendungen:

• Miete (falls die Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt wird)
• Kauf von Betriebsmitteln, z. B. Maschinen, Werkzeug, Fabriks-, Geschäfts- oder Büroeinrichtungen, Fischerfahrzeuge, und deren Reparatur und Wartung
• Arbeitskleidung und Uniformen, die dem Unternehmen gehören und von den Mitarbeitern während der Arbeit getragen werden
• Handy, wenn das Telefon als Betriebsmittel, das den Verkauf von Waren und umsatzsteuerpflichtigen Leistungen betrifft, gilt
• Magazine, Fachzeitschriften, Fachliteratur, Personal- und Kundenmagazine einschließlich Zeitschriften; Wochenzeitschriften und sonstige Zeitschriften, die im Rahmen des Kundenservice im Unternehmen ausliegen
• Blumen als Dekor in z. B. Restaurants und Friseursalons
• Heizung, Strom, Gas und Wasser im Unternehmen
• Werbeartikel und -drucksachen
• Reinigung der Geschäftsräume
• Sicherheitsausrüstung
• Telefon (Festnetz)
• Büroartikel
• Abschlussprüfer

Besondere Regeln

Für die Umsatzsteuer auf Aufwendungen für Fahrzeuge gelten besondere Regeln.

Mehr über die besonderen Bestimmungen zu Aufwendungen für Fahrzeuge (dänischer Link)

Falls Sie sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerfreie Umsätze verzeichnen, müssen Sie die Umsatzsteuer der Aufwendungen, die sowohl Ihren umsatzsteuerpflichtigen als auch Ihren umsatzsteuerfreien Umsatz betreffen, aufteilen (teilweise Absetzbarkeit). Das kann sich für Kosten für Miete, Beleuchtung, Wasser und Heizung sowie einen Abschlussprüfer geltend machen.

So berechnen Sie den Prozentsatz der teilweisen Absetzbarkeit

Der Prozentsatz, den Sie ermitteln müssen, stellt den Anteil der Umsatzsteuer, den Sie abziehen können, dar.

Für die Ermittlung der Vorsteuer eines Umsatzsteuerzeitraums benötigen Sie die Verkaufszahlen des vergangenen Geschäftsjahres. Wenn das Geschäftsjahr abgelaufen ist, müssen Sie die Abzüge, die Sie im Laufe des Jahres getätigt haben, regulieren, so dass der endgültige Umsatzsteuerabzug mit dem Verhältnis zwischen dem umsatzsteuerpflichtigen Verkauf des Jahres und dem Verkauf des Jahres insgesamt übereinstimmt.

Der Verkauf insgesamt umfasst sowohl den umsatzsteuerpflichtigen als auch den von der Umsatzsteuer befreiten Verkauf. Sie dürfen beim umsatzsteuerpflichtigen Verkauf die Umsatzsteuer nicht mitrechnen.

Falls Sie Waren kaufen, die Sie auch privat nutzen

Kaufen Sie Waren, die Sie auch privat nutzen, wie z. B. einen Computer, müssen Sie eine Schätzung vornehmen, in welchem Umfang Sie die Ware privat und in welchem Umfang Sie sie geschäftlich nutzen. Die Finanzbehörde akzeptiert normalerweise eine solche Schätzung, Sie müssen aber die Verteilung nachvollziehbar erklären können.

Sind Sie im Besitz eines Aktivs (z. B. eines Druckers), das Sie sowohl für umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Geschäftstätigkeiten als auch für private Zwecke nutzen, müssen Sie zunächst eine Schätzung der privaten Nutzung vornehmen. Danach müssen Sie den Restbetrag je nach Umsatz (umsatzsteuerpflichtiger oder umsatzsteuerfreier Umsatz) verteilen (siehe Beispiel oben unter „Teilweise Absetzbarkeit bei umsatzsteuerfreien Geschäftstätigkeiten“).

Für Ihre Berechnung, wie viel Umsatzsteuer Sie abziehen können, müssen Sie zuerst den Anteil der privaten Nutzung abziehen.

Die Umsatzsteuer, die Sie in diesem Beispiel abziehen können, beträgt also 1.275 DKK.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können die Umsatzsteuer auf Hotelübernachtungen zu 100 Prozent und auf Restaurantkosten zu 25 Prozent abziehen.

Aus der Hotelrechnung muss ersichtlich sein, welcher Anteil des Betrags die Übernachtung und welcher Anteil die Nutzung des Restaurants (z. B. Frühstück) betrifft.

Die Hotelübernachtungen und Restaurantbesuche müssen ausschließlich im geschäftlichen Rahmen stattgefunden haben und in einem Zusammenhang mit den umsatzsteuerpflichtigen Aktivitäten des Unternehmens stehen. Ausgaben für Hotelübernachtungen und Restaurantbesuche, die teilweise privater Natur sind, berechtigen nicht zum Umsatzsteuerabzug.

Restaurantkosten

Sie können 25 Prozent der Umsatzsteuer auf Restaurantkosten, die dem Unternehmen für einen Mitarbeiter auf Geschäftsreise entstanden sind, abziehen. Dasselbe gilt für die Umsatzsteuer auf Restaurantkosten in Verbindung mit der Teilnahme an Kongressen, Konferenzen u. Ä.

Diese Regel umfasst auch Aufwendungen, die dem Unternehmen für eigene Mitarbeiter, den Eigentümer des Unternehmens und z. B. Geschäftsverbindungen entstehen.

Hält das Unternehmen Treffen u. Ä. für eigene Mitarbeiter außerhalb der Geschäftsräume ab, gilt das Abzugsrecht ebenso.

Das Unternehmen kann die Umsatzsteuer auf Verpflegung (z. B. Kaffee und Kuchen oder Mittagessen) in Verbindung mit Sitzungen abziehen, vorausgesetzt, der Zweck der Sitzungen ist rein geschäftlich.

Das ist z. B. in folgenden Situationen der Fall:

• Sitzungen mit Geschäftsverbindungen
• Aufsichtsratssitzungen
• Interne Sitzungen im Unternehmen mit fachlichem Inhalt einschließlich Thementage
• Interne Schulungsaktivitäten

Konkrete, unangekündigte Mehrarbeit (Überstunden)

Im Allgemeinen können Sie die Umsatzsteuer auf Ausgaben für die Verpflegung u.a.m. für Mitarbeiter nicht absetzen, es sei denn, es ist die Rede von konkreten, unangekündigten Überstunden.

Unter konkret und unangekündigt ist zu verstehen, dass die Überstunden nicht im Voraus geplant sein dürfen, und es darf auch nicht von ständigen Überstunden die Rede sein. Die Regel betrifft also nur die Art von Überstunden, die unmittelbar vor Beendigung der normalen Arbeitszeit angekündigt werden.

Soziale Veranstaltungen

Für Aufwendungen, die das Unternehmen in Zusammenhang mit sozialen Personalveranstaltungen hat, besteht keine Möglichkeit des Umsatzsteuerabzugs. Hiervon betroffen sind z. B. Personalfeiern, Jubiläumsveranstaltungen und ähnliche Ereignisse.