Steuerfreie Reisekostenpauschale
Die steuerfreie Reisekostenpauschale ist ein Betrag, der bei Geschäftsreisen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zur Deckung der Ausgaben für Verpflegung, Unterkunft und kleinere Einkäufe ausbezahlt wird. Die Reise muss eine Mindestdauer von 24 Stunden haben. Steuerfreie Reisekostenpauschalen werden nach Standardsätzen ermittelt und ausgezahlt.
| Tagessatz | 2024 | 2023 |
|---|---|---|
| Unterkunft | 246 DKK | 238 DKK |
| Verpflegung und kleine Einkäufe für andere Lohn-/Gehaltsempfänger | 574 DKK | 555 DKK |
| Verpflegung für Reisebusfahrer bei Fahrten innerhalb Dänemarks | 75 DKK | 75 DKK |
| Verpflegung für Reisebusfahrer bei Fahrten außerhalb Dänemarks | 150 DKK | 150 DKK |
Man spricht von einer Geschäftsreise, wenn der Arbeitnehmer eine vorübergehende Arbeitsstätte und einen ordentlichen Wohnsitz hat und nicht an seinem ordentlichen Wohnsitz übernachtet.
Darüber hinaus bestimmen zwei Faktoren (die Entfernung und die Arbeit selbst), ob ein Arbeitnehmer auf Geschäftsreise ist.
Entfernung
Die Entfernung wird danach festgelegt, ob der Arbeitnehmer zwischen seinem ordentlichen Wohnsitz und seiner vorübergehenden Arbeitsstätte z. B. mit dem Auto, Bus oder Zug innerhalb einer Zeitdauer hin und her fahren kann, die es möglich macht, an seinem ordentlichen Wohnsitz zu übernachten. Das Steueramt legt dies anhand des schnellsten Transportmittels für die jeweilige Strecke fest.
Die Dauer einer Geschäftsreise wird daran bemessen, ob der Arbeitnehmer eine vorübergehende Arbeitsstätte hat oder ob der Arbeitgeber den Arbeitnehmer angewiesen hat, die Arbeit an dem jeweiligen Ort zu erbringen. Im ersten Fall wird die Dauer der Geschäftsreise anhand des schnellsten Transportmittels festgelegt; in der Regel ist das das Auto.
Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf Geschäftsreise geschickt und dabei bestimmte Transportmittel vorgeschrieben hat und der Arbeitnehmer die Reisekosten bezahlt hat, legt das Steueramt die Dauer der Geschäftsreise anhand dieser Transportmittel fest, sofern der Arbeitnehmer sie genutzt hat.
Arbeit
Das Steueramt berücksichtigt dabei vor allem die Zeitdauer, während der der Arbeitnehmer an seiner Arbeitsstätte tätig ist, und die Art der Arbeit. Je kürzer die Zeitdauer ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es sich um eine vorübergehende Arbeitsstätte handelt.
Auch die Arbeitsanweisungen des Arbeitgebers werden vom Steueramt bei der Feststellung, ob es sich um eine Geschäftsreise handelt oder nicht, berücksichtigt. Folgende Situationen müssen z. B. für den Arbeitnehmer gelten:
- Er hat Bereitschaftsdienst und muss sich daher während der Bereitschaftszeit an der vorübergehenden Arbeitsstätte oder in der Nähe der vorübergehenden Arbeitsstätte aufhalten.
- Es wird von ihm verlangt, dass er den Abend am Schulungsort verbringt, da die Abendveranstaltungen zur Teambildung im Zusammenhang mit seiner Arbeit stehen.
- Seine Arbeitszeiten sind lange oder variabel, so dass die Zeitspanne zwischen Ende des einen und Anfang des nächsten Arbeitstages nur kurz ist.
Die Festlegung durch das Steueramt erfolgt für jeden Arbeitnehmer individuell
Die Festlegung durch das Steueramt erfolgt immer individuell. Es wird aber grundsätzlich vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer zu Hause übernachtet, wenn dies möglich ist. Bei einem befristeten Arbeitsplatz wird vom Arbeitnehmer erwartet, dass er die weitere Entfernung zwischen seinem ordentlichen Wohnsitz und seiner vorübergehenden Arbeitsstätte in Kauf nimmt. Das heißt, es reicht nicht, dass eine Geschäftsreise aufwändig ist, über eine weite Strecke geht, unbequem oder teuer hinsichtlich der Reisekosten ist.
Sowohl Gehalts-/Lohnempfänger als auch Mitglieder oder Assistenten von z. B. Vorstandsgremien, Komitees, Ausschüssen oder Ratsversammlungen, die kein Honorar erhalten oder ein Honorar, das als A-Einkommen gilt, haben Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.
Freie Verpflegung und freie Mahlzeiten
Als freie Verpflegung gilt, wenn der Arbeitgeber oder seine Geschäftspartner für die freie Verpflegung aufkommen. Das heißt, dass dem Arbeitnehmer keine Ausgaben für Essen und Trinken entstehen. Wenn eine oder zwei Hauptmahlzeiten übernommen werden, gilt dies als freie Mahlzeiten.
Erhält ein Arbeitnehmer freie Verpflegung oder freie Mahlzeiten, muss der Satz für die Verpflegungspauschale um den Wert der freien Verpflegung bzw. der freien Mahlzeiten gekürzt werden.
- Freie Verpflegung: 75 %
- Freies Frühstück: 15 %
- Freies Mittagessen: 30 %
- Freies Abendessen: 20 %
Bei Reisebusfahrern werden die Sätze nicht um den Wert der freien Verpflegung während der Geschäftsreise gekürzt, da Reisebusfahrer eine Höchstpauschale von 75 DKK für Fahrten innerhalb von Dänemark und 150 DKK für Fahrten außerhalb von Dänemark erhalten können.
Auszahlung der Verpflegungspauschale
Die steuerfreie Verpflegungspauschale deckt alle nicht per Beleg nachgewiesenen Ausgaben für Mahlzeiten und kleinere Einkäufe, z. B. eine Zeitung, Tasse Kaffee oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel.
Die Verpflegungspauschale wird pro Tag ermittelt. Das bedeutet, dass die steuerfreie Verpflegungspauschale ausgezahlt werden kann, wenn der Arbeitnehmer 24 Stunden auf Geschäftsreise war. Danach wird die Pauschale pro angefangene Stunde bezahlt.
Wenn Sie z. B. 20 Stunden auf Geschäftsreise waren, haben Sie keinen Anspruch auf eine steuerfreie Pauschale. Wenn Sie aber 40 Stunden auf Geschäftsreise waren, haben Sie Anspruch auf den Tagessatz plus zusätzliche 16/24 des Tagessatzes.
Wenn Ihnen die Ausgaben für Verpflegung aufgrund von Belegen erstattet werden, haben Sie für Ihre gesamte Geschäftsreise auch Anspruch auf eine steuerfreie Pauschale in Höhe von bis zu 25 % des Satzes Ihrer Verpflegungspauschale.
Erhalten Sie ein Honorar, das als B-Einkommen zu versteuern ist, haben Sie keinen Anspruch auf die steuerfreie Verpflegungspauschale.
Fünf wichtige Voraussetzungen, um die steuerfreie Reisekostenpauschale zu erhalten
Zeitliche Befristung von 12 Monaten
- Der Arbeitnehmer hat nur innerhalb der ersten 12 Monate, während der er an einer vorübergehenden Arbeitsstätte tätig ist, Anspruch auf eine steuerfreie Pauschale für Verpflegung und kleinere Einkäufe nach dem Standardsatz. Urlaub, freie Tage, Geschäftsreisen oder Krankheitstage zählen nicht zu diesen 12 Monaten.
- Die zeitliche Befristung von 12 Monaten gilt für jede einzelne Arbeitsstätte. Ein neuer 12-Monats-Zeitraum fängt also dann an, wenn ein Arbeitnehmer an eine andere vorübergehende Arbeitsstätte wechselt (Arbeitsstättenwechsel).
- Von einem Wechsel der vorübergehenden Arbeitsstätte spricht man, wenn der Arbeitnehmer an eine neue vorübergehende Arbeitsstätte wechselt, die bei Nutzung normaler Transportmittel mindestens 8 Kilometer von der vorherigen Arbeitsstätte entfernt ist, auch wenn der Arbeitnehmer weiterhin im gleichen Projekt für den gleichen Arbeitgeber tätig ist.
Verlegung der vorübergehenden Arbeitsstätte
- Die zeitliche Befristung von 12 Monaten gilt nicht für Fälle, in denen eine vorübergehende Arbeitsstätte um mindestens 8 km an einen anderen Ort verlegt wird, wenn diese Verlegung im Rahmen der Durchführung/Fertigstellung der Arbeit erfolgt. Dies ist u. a. bei Autobahn-, Brücken- oder Bahnprojekten der Fall.
- Die zeitliche Befristung von 12 Monaten gilt nicht, wenn die vorübergehende Arbeitsstätte dauerhaft verlegt wird. Dies ist u. a. im Zusammenhang mit Arbeiten an Bord von Schiffen, einschließlich Fischereifahrzeugen, der Fall.
- Wenn die vorübergehende Arbeitsstätte verlegt wird, hat der Arbeitnehmer auch nach den ersten 12 Monaten an der vorübergehenden Arbeitsstätte Anspruch auf eine steuerfreie Pauschale.
Rückkehr an eine frühere vorübergehende Arbeitsstätte
- Wenn der Arbeitnehmer an eine frühere vorübergehende Arbeitsstätte zurückkehrt, beginnt ein neuer 12-Monats-Zeitraum, sofern der Arbeitnehmer mindestens 40 Arbeitstage in Folge an einer anderen Arbeitsstätte tätig gewesen ist.
- Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer mindestens 40 Arbeitstage in Folge an der zweiten Arbeitsstätte tätig gewesen sein muss. Urlaub, freie Tage, Geschäftsreisen oder Krankheitstage zählen nicht zu diesen 40 Arbeitstagen.
Nach Ablauf der 12 Monate
- Wenn die zeitliche Befristung von 12 Monaten an einer vorübergehenden Arbeitsstätte ausläuft, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf eine steuerfreie Pauschale nach den Standardsätzen.
- Wenn der Arbeitnehmer weiterhin zu einer vorübergehenden Arbeitsstätte fährt, entstehen ihm möglicherweise Ausgaben für Verpflegung und kleinere Einkäufe am Arbeitsplatz, die aufgrund von Belegen erstattet werden, oder er erhält freie Verpflegung. Die Finanzbehörde legt in jedem einzelnen Fall fest, ob es sich um eine echte Geschäftsreise handelt und ob die Arbeitsstätte nach wie vor nur vorübergehend ist.
Besonderheiten bei eintägigen Geschäftsreisen
- Bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Erstattung entstandener Ausgaben für Verpflegung über die Verpflegungspauschale oder den Freibetrag von 25 %. Stattdessen müssen die per Beleg nachgewiesenen Ausgaben erstattet werden oder der Arbeitnehmer erhält freie Verpflegung/freie Mahlzeiten.
Gehaltskürzung und Zuschüsse
Ein Arbeitgeber kann die Reisekostenpauschale nicht steuerfrei auszahlen, wenn mit dem Arbeitnehmer vereinbart wurde, dass dessen Gehalt gekürzt wird, er im Gegenzug aber eine Reisekostenpauschale ausbezahlt bekommt; dies gilt auch, wenn es sich um eine generelle Gehaltskürzung handelt, bei der die durchschnittlichen jährlichen Reisekosten berücksichtigt werden. Diese Verschärfung der Regeln gilt für Vereinbarungen, die ab dem 20. September 2012 getroffen oder geändert wurden.
Gehalts-/Lohnempfänger ohne Anspruch auf Verpflegungspauschale
Manche Gehalts-/Lohnempfänger haben keinen Anspruch auf Verpflegungspauschale, da für Sie besondere Steuerregelungen gelten.
Dazu gehören:
- Registrierte kommerzielle Fischer, die sich für das entsprechende Einkommensjahr dazu entschieden haben, einen Freibetrag pro Tag auf See in Anspruch zu nehmen
- Personen, die auf Schiffen arbeiten, welche im Dänischen Internationalen Schiffsregister (DIS) registriert sind und Personen, die sich auf die Bestimmungen des Gesetzes zur Besteuerung von Seeleuten (Sømandsbeskatningsloven) berufen können; dies gilt auch für Seeleute, die unter Absatz 3 dieses Gesetzes fallen
- Gehalts-/Lohnempfänger, die verschiedene Zuschläge und zusätzliche Leistungen erhalten, weil sie vom dänischen Staat entsandt wurden
- Gehalts-/Lohnempfänger, die zusätzliche Leistungen erhalten, z. B. während einer Aus- oder Fortbildung
Sowohl Gehalts-/Lohnempfänger als auch Mitglieder oder Assistenten von z. B. Vorstandsgremien, Komitees, Ausschüssen oder Ratsversammlungen, die kein Honorar erhalten oder ein Honorar, das nicht als A-Einkommen gilt, haben Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.
Was deckt die Übernachtungspauschale ab?
Die Übernachtungspauschale deckt alle nicht nachgewiesenen Ausgaben während einer Geschäftsreise ab, z. B. Übernachtung in einem Hotel, Wohnwagen/Wohnmobil oder einer privaten Unterkunft.
Der Arbeitnehmer hat nur dann Anspruch auf eine steuerfreie Übernachtungspauschale, wenn die Pauschale unter dem für 2024 geltenden Tagessatz in Höhe von 246 DKK (2023: 238 DKK) liegt.
Wenn die Ausgaben für die Übernachtung über der Übernachtungspauschale liegen, kann sich der Arbeitnehmer stattdessen seine Ausgaben für die Übernachtung aufgrund von Belegen erstatten lassen.
Die Übernachtungspauschale wird nicht ausgezahlt an Personen, die
- ein B-Einkommen haben
- Waren oder Menschen befördern
- an Bord von Schiffen, Schiffereifahrzeugen, Flugzeugen oder in Anlagen, die für die Erkundung und Gewinnung natürlicher Ressourcen eingesetzt werden, arbeiten.
Auszahlung der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale wird pro Tag ausgezahlt, wenn Sie als Arbeitnehmer auf Geschäftsreise sind. Das bedeutet, dass die steuerfreie Übernachtungspauschale angesetzt werden kann, wenn Sie 24 Stunden auf Geschäftsreise waren. Danach wird die Pauschale pro ganzen Tag bezahlt.
Sie haben keinen Anspruch auf eine steuerfreie Übernachtungspauschale, wenn die Ausgaben für Übernachtung ganz oder teilweise aufgrund von Belegen erstattet werden oder wenn Sie auf der Geschäftsreise ganz oder teilweise freie Unterkunft haben, z. B. in einer Wohnung, einem Zimmer oder einem Wohnwagen/Wohnmobil. Sie haben jedoch keinen Anspruch auf gleichzeitige Abschreibung auf Ausstattungen, wie z. B. Wohnwagen/Wohnmobil, die Sie für Übernachtungen auf Geschäftsreisen nutzen.
Gehaltskürzung und Zuschüsse
Ein Arbeitgeber kann die Reisekostenpauschale nicht steuerfrei auszahlen, wenn mit dem Arbeitnehmer vereinbart wurde, dass dessen Gehalt gekürzt wird, er im Gegenzug aber eine Reisekostenpauschale ausbezahlt bekommt; dies gilt auch, wenn es sich um eine generelle Gehaltskürzung handelt, bei der die durchschnittlichen jährlichen Reisekosten berücksichtigt werden. Diese Verschärfung der Regeln gilt für Vereinbarungen, die ab dem 20. September 2012 getroffen oder geändert wurden.
Gehalts-/Lohnempfänger ohne Anspruch auf Übernachtungspauschale.
Bestimmte Gehalts-/Lohnempfänger haben keinen Anspruch auf Übernachtungspauschale, da für Sie besondere Steuerregelungen gelten.
Dazu gehören:
- Registrierte kommerzielle Fischer, die sich für das entsprechende Einkommensjahr dafür entschieden haben, einen Freibetrag pro Tag auf See in Anspruch zu nehmen
- Personen, die auf Schiffen arbeien, welche im Dänischen Internationalen Schiffsregister (DIS) registriert sind und Personen, die sich auf die Bestimmungen des Gesetzes zur Besteuerung von Seeleuten (Sømandsbeskatningsloven) berufen können; dies gilt auch für Seeleute, die unter Absatz 3 dieses Gesetzes fallen
- Gehalts-/Lohnempfänger, die verschiedene Zuschläge und zusätzliche Leistungen erhalten, weil sie vom dänischen Staat entsandt wurden
- Gehalts-/Lohnempfänger, die zusätzliche Leistungen erhalten, z. B. während einer Aus- oder Fortbildung.
Der Arbeitgeber muss prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, damit der Arbeitnehmer Anspruch auf eine steuerfreie Reisekostenpauschale hat.
Prüfung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber muss den geschäftlichen Grund der Reise, die Anzahl der Geschäftsreisetage (einschließlich Reisebeginn und -ende) und die Berechnung der Reisekostenpauschale (einschließlich der verwendeten Sätze) prüfen.
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, gilt die Reisekostenpauschale als zu versteuerndes A-Einkommen für den Arbeitnehmer. Das ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitgeber die Geschäftsreise nicht geprüft hat. Dann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Freibetrag auf sein zu versteuerndes Einkommen.
Auszahlung der Reisekostenpauschale
Der Arbeitgeber kann die Pauschale aufteilen in einen steuerfreien Teil (die Sätze) und einen zu versteuernden Teil (der Betrag, der über die Sätze hinausgeht), den er im Gehalt/Lohn berücksichtigt. Die Aufteilung muss zum Zeitpunkt der Auszahlung erfolgen.
Mehr über die geltenden Steuersätze erfahren Sie hier.
Wenn die Pauschale ausbezahlt wird und niedriger als die Sätze ist, gilt die Pauschale als steuerfrei. Zusätzlich hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Freibetrag, der der Differenz zwischen ausbezahltem Betrag und Standardsatz entspricht.
Sind die Reisekosten höher als die steuerfreie Reisekostenpauschale, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Freibetrag, der der Differenz zwischen nachgewiesenen tatsächlichen Ausgaben und ausbezahlter Pauschale entspricht.
Wenn der Arbeitnehmer eine feste monatliche oder jährliche steuerfreie Reisekostenpauschale erhält, gilt diese Pauschale als zu versteuerndes A-Einkommen.
Erstattung von Ausgaben für Verpflegung und kleinere Einkäufe
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erstattung von Ausgaben für Verpflegung und kleinere Einkäufe, entweder über die steuerfreie Verpflegungspauschale oder durch eine Kombination aus steuerfreier Verpflegungspauschale und freier Verpflegung/freien Mahlzeiten und gleichzeitiger Herabsetzung des Verpflegungssatzes. Der Arbeitnehmer kann sich die Ausgaben aber auch aufgrund von Belegen erstatten lassen, eventuell in Kombination mit der 25-%-Pauschale für kleinere Einkäufe.
Verrechnung mit dem Bruttogehalt/-lohn
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine steuerfreie Reisekostenpauschale, wenn die Pauschale aufgrund einer Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit dem Bruttogehalt/-lohn (Gehalt/Lohn vor Steuern) verrechnet wird. Das heißt, der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine steuerfreie Pauschale, wenn das Gehalt/der Lohn von Zeit zu Zeit hinsichtlich der Reisekostenpauschale angepasst wird.
Allerdings können Arbeitnehmer und Arbeitgeber miteinander vereinbaren, dass der Arbeitnehmer ein insgesamt niedrigeres Gehalt/einen insgesamt niedrigeren Lohn und zusätzlich eine steuerfreie Reisekostenpauschale erhält.
Sachgemäße Dokumentation ist wichtig
Die Auszahlung der steuerfreien Reisekostenpauschale und die Prüfungen durch den Arbeitgeber müssen sachgemäß dokumentiert werden. Dazu gehört, dass die oben erwähnten Punkte in den Buchhaltungsbelegen erkennbar und vom Arbeitgeber eindeutig geprüft worden sind, z. B. mit Unterschrift, Stempel oder Fehlerkorrektur.
Infolgedessen ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber korrekte Angaben macht, damit dieser seine Prüfung durchführen kann.
Sie müssen kein bestimmtes Formular verwenden. Es ist allerdings von Vorteil, stets die gleiche Vorgehensweise anzuwenden, z. B. in Form einer Tabelle oder einer ausgedruckten Reisekostenabrechnung.
Nachfolgend finden Sie fünf Beispiele für Geschäftsreisen, die veranschaulichen sollen, wie und wann ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine steuerfreie Reisekostenpauschale hat. Die Festlegung, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich auf Geschäftsreise ist, erfolgt im Rahmen einer individuellen Prüfung.
Beispiel 1: Änderung der Arbeitszeiten
Der Gehalts-/Lohnempfänger Michael lebt in Stubbekøbing und arbeitet vorübergehend an einem Bauprojekt in Kalundborg. Die Entfernung mit dem Auto beträgt ca. 128 km, die Fahrtzeit 1 Stunde und 48 Minuten. Michael arbeitet an fünf Tagen pro Woche von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr. Michael ist nicht auf Geschäftsreise; auch dann nicht, wenn er beschließt, an seinem vorübergehenden Arbeitsplatz zu übernachten.
Die Frist für die Übergabe der Bauarbeiten, an denen Michael mitarbeitet, läuft bald aus und die Arbeiten verzögern sich. Michaels Arbeitgeber hat daher für seine Mitarbeiter Überstunden angeordnet, damit die Bauarbeiten termingerecht fertiggestellt werden können.
Michael arbeitet daher nun von Montag bis Donnerstag von 6.00 Uhr bis 18.00 Uhr und am Freitag von 6.00 Uhr bis 14.00 Uhr. Er fährt am Montagmorgen von Stubbekøbing weg und kommt am Freitag nach Arbeitsende zurück. Von Montag bis Freitag übernachtet er in seinem Wohnwagen/Wohnmobil in der Nähe seines vorübergehenden Arbeitsplatzes.
Die geänderten Arbeitsbedingungen von Michael (Änderung der Arbeitszeiten) bedeuten nicht, dass Michael ab dem Zeitpunkt, an dem er am Montagmorgen von Zuhause wegfährt, bis zu seiner Rückkehr am Freitagnachmittag auf Geschäftsreise ist. Dass es nicht als Geschäftsreise gilt, liegt darin begründet, dass er nur für eine kurze Zeitdauer von Montag bis Donnerstag 12 Stunden pro Tag arbeiten muss und seine Arbeit am Freitagmorgen um 6.00 Uhr beginnt, und dass die Arbeit nicht als körperlich anstrengend gilt.
Michaels Arbeitsbedingungen bedeuten also, dass es ihm zugemutet werden kann, zum Übernachten zurück nach Stubbekøbing zu fahren.
Beispiel 2: Pauschale für Bereitschaftsdienst
Peter lebt in Odense. Am Dienstag wird er von seinem Arbeitgeber nach Vejle geschickt, wo er eine Maschine bei einem Kunden von Peters Arbeitgeber aufbauen soll. Peter ist der einzige Mitarbeiter seines Arbeitgebers, der diese Maschine kennt.
Peters Arbeitstag beginnt um 8.00 Uhr mit dem Abholen der Maschine auf dem Betriebsgelände seines Arbeitgebers in Odense. Um 8.30 Uhr fährt er mit dem Auto des Arbeitgebers zu der Firma in Vejle, wo er den Rest seines Arbeitstages mit dem Aufbau der Maschine und der Einweisung der dortigen Mitarbeiter in den Gebrauch der Maschine verbringt.
Die Maschine ist neu und muss rund um die Uhr laufen. Peters Arbeitgeber bittet Peter daher, in Bereitschaft zu bleiben und den Abend und die Nacht in Vejle zu verbringen, damit er bei Problemen schnell reagieren kann.
Peter wird in der Nacht zum Mittwoch um 1.00 Uhr gerufen, um die Maschine zu überprüfen. Am Mittwoch um 7.00 Uhr wird Peter benötigt, um die Maschine zu justieren. Das dauert eine gewisse Zeit und Peter fährt deshalb erst um 11.00 Uhr am Mittwoch zum Betriebsgelände seines Arbeitgebers in Odense zurück, bringt das Auto zurück und arbeitet dann weiter bis zum Ende des normalen Arbeitstages um 16.00 Uhr.
Die Entfernung von Peters Wohnsitz in Odense zur Firma in Vejle beträgt ca. 75 km. Die Autofahrt dauert ungefähr 50 Minuten. Peters Geschäftsreise beginnt mit dem Verlassen seines dauerhaften Arbeitsplatzes am Dienstag und endet mit seiner Rückkehr an diesen am Mittwoch. Dass dies als Geschäftsreise gilt, ist darin begründet, dass seine Arbeitsbedingungen - also der Bereitschaftsdienst - es ihm unmöglich machen, zum Übernachten nach Hause zu fahren.
Peters Arbeitgeber zahlt die Übernachtung in einem Hotel in Vejle (freie Unterkunft). Peter hat daher keinen Anspruch auf eine steuerfreie Übernachtungspauschale. Da Peter aber selbst für seine Verpflegung während seines Aufenthalts in Vejle aufkommt, kann ihm sein Arbeitgeber seine Ausgaben für die Verpflegung steuerfrei erstatten, entweder über die Verpflegungspauschale zum Standardsatz oder aufgrund von Belegen.
Beispiel 3: Pauschale im Zusammenhang mit variablen Arbeitszeiten
Thomas lebt in Nykøbing Falster und arbeitet vorübergehend an einem Straßenbauprojekt in der Nähe von Roskilde, täglich von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr. Die Entfernung von Nykøbing Falster nach Roskilde beträgt ca. 111 km, die Autofahrt dauert ungefähr 1 Stunde und 15 Minuten.
Im Laufe der Woche ändern sich seine Arbeitszeiten. Die Straßenbauarbeiten müssen nun nachts durchgeführt werden, weil dann weniger Verkehr ist. Am Mittwoch arbeitet Thomas daher zunächst von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr und arbeitet dann ab 23.00 Uhr weiter bis 7.00 Uhr am Donnerstagmorgen.
Die Arbeitszeiten von Thomas in dieser Woche sind also wie folgt:
Montag von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr
Dienstag von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr
Mittwoch von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr (Abfahrt in Nykøbing F. um 5.45 Uhr)
Mittwoch von 23.00 Uhr bis Donnerstag 7.00 Uhr (Ankunft in Nykøbing F. um 8.15 Uhr)
Donnerstag von 23.00 Uhr bis Freitag 7.00 Uhr. Danach beginnt sein Wochenende.
Thomas kann also nach Arbeitsende an folgenden Tagen zum Übernachten nach Hause zu fahren: Montag um 15.00 Uhr, Dienstag um 15.00 Uhr, Donnerstag um 7.00 Uhr und Freitag um 7.00 Uhr. Daher gelten diese Tage nicht als Geschäftsreisetage für Thomas.
Am Mittwoch kann Thomas nicht zum Übernachten nach Hause fahren und vor Beginn der nächsten Arbeitsschicht um 23.00 Uhr wieder in Roskilde sein. Daher muss Thomas zwischen 15.00 und 23.00 in Roskilde bleiben, um sich auszuruhen, und sein Arbeitgeber kann hier eine steuerfreie Reisekostenpauschale für Thomas' Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft zahlen.
Das bedeutet, dass die Zeit von Thomas' Abfahrt von zu Hause am Mittwochmorgen um 5.45 Uhr bis zu seiner Rückkehr am Donnerstagmorgen um 8.15 Uhr als Geschäftsreise gilt.
Beispiel 4: Freie Verpflegung und Unterkunft
Sophie lebt in Vordingborg und ist dort in einer Firma angestellt, die gerade umfassend umstrukturiert wurde. Sophie wurde in eine neue Abteilung versetzt, in der die Kollegen bisher noch nicht zusammengearbeitet haben.
Der Arbeitgeber schickt Sophie und ihre neuen Kollegen von Montag bis Mittwoch zu einem Mitarbeiterseminar in Sorø. Die Seminarzeiten sind: Montag bis Dienstag von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr und Mittwoch von 9.00 Uhr bis 16.00 Uhr. In dem Seminar geht es um die Projektplanung für die neue Abteilung für das kommende Jahr und die Teambildung innerhalb der neuen Abteilung.
Die Teambildungsaktivitäten unter dem Motto Kunst als Ausdrucksform finden am Montag- und Dienstagabend statt. Ein Künstler hält einen Vortrag und im künstlerischen Workshop müssen Sophie und ihre Kollegen als Team zusammenarbeiten.
Die Entfernung von Vordingborg nach Sorø beträgt ca. 60 km, die Autofahrt dauert knapp eine Stunde.
Am Montag und Dienstag kann Sophie wegen der Teambildungsaktivitäten am Abend nicht zum Übernachten nach Hause fahren. Das bedeutet, dass die Zeit von Sophies Abfahrt von zu Hause am Montagmorgen um 8.00 Uhr bis zu ihrer Rückkehr am Mittwoch um 17.00 Uhr als Geschäftsreise gilt.
Sophie erhält freie Verpflegung und freie Unterkunft und hat daher keinen Anspruch auf eine steuerfreie Reisekostenpauschale. Allerdings hat sie Anspruch auf 25 % des Satzes für die Verpflegungspauschale für kleinere Einkäufe. Hätte Sophie keine freie Verpflegung erhalten, hätte sie Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale.
Beispiel 5: Freibetrag im Zusammenhang mit den Ruhezeitenregelungen
Martin ist selbständiger Spediteur und lebt in Skanderborg. Er hat einige Mitarbeiter, arbeitet aber auch selbst als Fahrer. Seine Spedition hat ihren Sitz in Aarhus.
Martin muss Topfpflanzen in eine mittelgroße Stadt in Mittelschweden transportieren. Er kommt am Montagmorgen um 7.00 Uhr in seinen Betrieb in Aarhus und holt den LKW und notwendige Unterlagen. Er fährt in Aarhus um 8.00 Uhr los und befindet sich nun an einem vorübergehenden Arbeitsplatz (LKW). Ein Arbeitsplatz, an dem man sich im Rahmen der Durchführung seiner Arbeit befindet, gilt immer als vorübergehender Arbeitsplatz. Martins Geschäftsreise beginnt am Montag um 8.00 Uhr, wenn er mit dem LKW von seinem dauerhaften Arbeitsplatz in Aarhus losfährt.
Martin muss als erstes die Topfpflanzen in einer Baumschule in Kolding abholen. Von dort fährt er durch Fünen nach Kopenhagen und dann über die Öresund-Brücke nach Schweden. Auf dem Weg zu seinem Zielort macht Martin gemäß den geltenden Regelungen für Lenk- und Ruhezeiten eine Pause. Er erreicht seinen Zielort am Montagabend. Er macht Halt an einer Raststätte, isst in der Cafeteria und übernachtet im LKW. Am Dienstagmorgen lädt er als erstes die Topfpflanzen auf dem Gelände des Empfängers ab. Dann macht er sich auf die Rückfahrt nach Dänemark.
Auf dem Rückweg nimmt er die Fähre von Helsingborg in Schweden nach Helsingør in Dänemark, da er in Hillerød eine Fracht übernehmen muss. Martin muss diese Waren nach Fåborg bringen und dort abliefern. Auf der Rückfahrt von Schweden macht er gemäß den geltenden Regelungen für Lenk- und Ruhezeiten Pausen.
Von Fåborg fährt er weiter Richtung Aarhus. Als er um 18.00 Uhr in Vejle ankommt, ist seine zulässige Fahrzeit fast aufgebraucht. Nach den geltenden Regelungen für Lenk- und Ruhezeiten darf er an diesem Tag nicht mehr weiter fahren; er hält daher im Güterverkehrszentrum in Vejle, um sich auszuruhen.
Martin ist ca. 40 km von seinem Wohnsitz in Skanderborg entfernt. Aufgrund der Entfernung kann Martin noch heimfahren, obwohl er seine zulässige Fahrzeit aufgebraucht hat und den LKW nicht mehr weiter fahren darf.
Da Martin zum Übernachten nach Hause fahren kann, endet seine Geschäftsreise am Dienstag, wenn er einen Halt einlegt (in Vejle). Martin hat keinen Anspruch auf eine Reisekostenpauschale/einen Abzug nach dieser Zeit. Die Tatsache, dass Martins Geschäftsreise zu Ende ist, bedeutet allerdings nicht unbedingt, dass er zum Übernachten nach Hause fahren muss. Die Steuerregeln schreiben nicht vor, dass Martin nicht am LKW bleiben darf, nur dass er keinen Anspruch auf eine Reisekostenpauschale/einen Abzug hat.
Ihr Arbeitgeber kann Ihnen eine steuerfreie Transportpauschale für Geschäftsreisen zahlen. Diese wird nach Standardsätzen ermittelt.
Mehr über die Transportpauschale (dänischer Link)
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